كيف يعمل نظام إدارة

🎯 1. ما هو إدارة؟

إدارة برنامج عمل للمدير. وهو مكان واحد لكل ما يحتاج المدير إلى متابعته: مهامه، ومهام فريقه، والطلبات التي تحتاج اعتماده.

لا تحتاج إلى أوراق ولا إلى ملفات متفرقة. كل شيء محفوظ في النظام، وتستطيع رؤيته في أي وقت.

👥 2. من يستخدم إدارة؟

هناك أربعة أنواع من المستخدمين:

• مسؤول النظام — هذا الشخص يدير البرنامج: المستخدمون والإدارات والأنواع والإعدادات والتقارير.
• قيادة عليا — هؤلاء يرون كل الإدارات وكل الاعتمادات، ويعتمدون الطلبات الكبيرة.
• مدير إدارة — هذا أنت. تنظّم مهامك، وتكلّف فريقك، وتعتمد الطلبات.
• موظف — ينفّذ المهام المسندة إليه، ويرفع المتابعات، ويطلب الاعتماد عند الحاجة.

🔑 3. كيف أدخل إلى النظام؟

1. افتح عنوان النظام في المتصفح.
2. اكتب اسم المستخدم أو البريد الإلكتروني.
3. اكتب كلمة المرور، ثم اضغط “دخول”.

حسابك يُنشئه مسؤول النظام. ولا تستطيع إنشاء حساب بنفسك.

📊 4. لوحة المعلومات

لوحة المعلومات هي أول صفحة تراها بعد الدخول. وهي تعرض الأرقام المهمة في يومك.

• مهامي المفتوحة — المهام التي لم تُنجز بعد.
• بانتظار اعتمادي — الطلبات التي تنتظر قرارك أنت.
• مهام متأخرة — المهام التي فات تاريخ استحقاقها.
• تستحق هذا الأسبوع — المهام التي ينتهي موعدها هذا الأسبوع.
• مراسلات مفتوحة — الخطابات التي لم تُغلق بعد.
• اجتماعات قادمة — الاجتماعات القريبة.

كل رقم هو زر. اضغط عليه لتفتح القائمة التفصيلية.

✅ 5. مهامي

مهامك هي الأعمال التي أنت مسؤول عنها. وقد تكون من إنشائك أو مسندة إليك.

• الحالة — جديدة، أو قيد التنفيذ، أو بانتظار طرف آخر، أو متعطلة، أو منجزة، أو ملغاة.
• قائمة الخطوات — خطوات صغيرة داخل المهمة. وعندما تُنجز الخطوات ترتفع نسبة الإنجاز تلقائياً.
• نسبة الإنجاز — رقم من ٠ إلى ١٠٠ يبيّن كم أنجزت.
• المتابعات — ملاحظات تكتبها لتسجيل ما تم.
• تاريخ الاستحقاق — آخر يوم لإنجاز المهمة.

1. افتح “المهام” ثم “مهامي”.
2. اضغط على المهمة لتفتح تفاصيلها.
3. اكتب متابعة، أو أنجز خطوة، أو غيّر الحالة.
4. عندما تنتهي اضغط “إنجاز المهمة”.

👥 6. مهام فريقي

أنت مسؤول عن عمل فريقك. وتستطيع تكليف أي موظف بمهمة ومتابعة تقدمه.

1. افتح “فريقي” لترى الأعضاء وعبء العمل لكل واحد.
2. افتح “المهام” ثم “مهام الفريق”.
3. اختر التصفية “المتأخرة فقط” لترى الأعمال المتأخرة.
4. اضغط على أي مهمة لترى خطواتها ومتابعاتها.

• الرقم الأحمر يعني أن المهمة متأخرة.
• عمود “الإنجاز” يبيّن نسبة ما أُنجز.
• قائمة “عبء العمل” تبيّن من عنده مهام كثيرة.

🖊️ 7. كيف أنشئ مهمة؟

1. اضغط “مهمة جديدة”.
2. اكتب عنواناً قصيراً وواضحاً.
3. اكتب وصفاً: ما المطلوب بالضبط؟
4. اختر الأولوية: منخفضة، أو متوسطة، أو عالية، أو عاجلة.
5. اختر تصنيفاً، مثل “مشاريع”.
6. اختر المكلَّف من قائمة أعضاء الفريق.
7. اكتب تاريخ الاستحقاق.
8. اضغط “حفظ”.

بعد الحفظ يصل إشعار إلى المكلَّف. وتظهر المهمة في قائمة مهامه.

🔏 8. الاعتمادات التي يجب أن تعتمدها

طلب الاعتماد هو طلب رسمي يحتاج موافقتك. مثلاً: صرف مبلغ، أو توقيع خطاب، أو تعيين، أو سفر.

سلسلة الاعتماد هي ترتيب المعتمدين. الخطوة الأولى تعتمد أولاً، ثم الخطوة الثانية، وهكذا حتى آخر خطوة.

• اعتماد — أنت موافق. وينتقل الطلب إلى الخطوة التالية، أو يُغلق إذا كانت هذه آخر خطوة.
• رفض — أنت غير موافق. ويتوقف الطلب ويُغلق.
• إعادة للتعديل — الطلب يحتاج تصحيحاً. ويرجع إلى مقدّم الطلب ليعدّله.

تظهر في الطلب شارة “القرار مطلوب منك” عندما يكون الدور عليك. وتستطيع رؤية سجل الاعتماد كاملاً: من اعتمد، ومتى، وبأي ملاحظة.

🧾 9. كيف أطلب اعتماداً؟

1. اضغط “طلب اعتماد جديد”.
2. اكتب عنوان الطلب وتفاصيله.
3. اختر نوع الاعتماد، مثل “اعتماد صرف”.
4. اختر المعتمدين بالترتيب: الأول ثم الثاني…
5. أرفق المستندات إن وجدت.
6. اضغط “إرسال”.

بعد الإرسال يصل الطلب إلى المعتمد الأول. وتستطيع متابعته في “طلباتي”.

🤝 10. التفويض

التفويض يعني أن يعتمد شخص آخر بدلاً منك مدة محددة. ويفوّض المدير عندما يكون مسافراً أو في إجازة.

• المُفوِّض — الشخص الذي فوّض، وهو عادة المدير.
• المُفوَّض إليه — الشخص الذي يعتمد بدلاً منه.
• المدة — من تاريخ بداية إلى تاريخ نهاية.

أثناء سريان التفويض تظهر اعتماداتك في صندوق المُفوَّض إليه. ويعتمدها بموجب تفويض ساري.

✉️ 11. المراسلات الرسمية

المراسلات هي الخطابات الرسمية مع الجهات الأخرى: وزارات، أو شركات، أو جهات حكومية.

• واردة — خطاب وصل إلينا.
• صادرة — خطاب أرسلناه.
• لكل خطاب رقم وتاريخ استلام وتاريخ استحقاق.

• جديدة — لم يبدأ العمل عليها.
• قيد الدراسة — يجري النظر فيها.
• تم الرد — أُرسل الرد.
• مؤرشفة — انتهى العمل عليها.

📅 12. الاجتماعات والمحاضر

الاجتماعات تُجدول في النظام. ولكل اجتماع تاريخ ووقت ومكان وحضور.

1. اضغط “اجتماع جديد”.
2. اكتب العنوان، واختر التاريخ والوقت والمكان.
3. اختر المشاركين.
4. بعد الاجتماع اكتب محضر الاجتماع: القرارات والتوصيات.

حالة الاجتماع: مجدول، أو منتهٍ، أو ملغى.

🗓️ 13. التقويم وحياة الاعتماد

التقويم يعرض كل الاستحقاقات في مكان واحد: المهام، والاعتمادات، والمراسلات، والاجتماعات.

• مهمة تستحق — عمل له تاريخ استحقاق.
• اعتماد يستحق — طلب اعتماد له موعد.
• مراسلة تستحق — خطاب له تاريخ رد.
• اجتماع — موعد اجتماع.

وحياة الاعتماد تمر بخمس مراحل. انظر الرسم:

إذا أُعيد الطلب للتعديل، يعدّله مقدّم الطلب ويرسله من جديد. وتبدأ السلسلة من الخطوة الأولى.

❓ 14. قاموس صغير

• طلب — شيء يحتاج قراراً أو موافقة. وفي إدارة: طلب الاعتماد.
• مهمة — عمل واحد مطلوب إنجازه.
• الاعتماد — الموافقة على الطلب.
• سلسلة الاعتماد — ترتيب المعتمدين خطوة بعد خطوة.
• المعتمد — الشخص الذي يعتمد الطلب.
• مقدّم الطلب — الشخص الذي أرسل الطلب.
• تفويض — أن يعتمد شخص آخر بدلاً منك مدة محددة.
• المُفوَّض إليه — الشخص الذي يعتمد بموجب التفويض.
• مراسلة — خطاب رسمي وارد أو صادر.
• محضر الاجتماع — ما تم في الاجتماع من قرارات وتوصيات.
• قائمة الخطوات — خطوات صغيرة داخل المهمة.
• نسبة الإنجاز — كم أُنجز من المهمة.
• الاستحقاق — آخر يوم للإنجاز أو للرد.
• الأولوية — مدى إلحاح العمل: منخفضة، أو متوسطة، أو عالية، أو عاجلة.
• الحالة — أين وصل العمل الآن.